Der Empfang - 5 Tipps für einen guten ersten Eindruck


Empfangstheke - Der Empfangsraum als Visitenkarte eines Büros

Thema: Empfangstheke - Der Empfangsraum als Visitenkarte eines Büros

Wer regelmäßig Besucher in seinem Büro empfängt, sollte darauf vorbereitet sein. Schließlich trägt ein angenehmer Empfang dazu bei, dass ein Geschäftstreffen erfolgreich verläuft und dem Besucher positiv im Gedächtnis bleibt. Für den ersten Eindruck bei Besuchern sorgt ein entsprechender Empfangsraum. Nicht von ungefähr wird dieser häufig als Visitenkarte eines Unternehmens angesehen.

Um die Chancen zu nutzen, die ein ansprechend gestalteter Empfangsraum eröffnet, sollten bei seiner Einrichtung einige Dinge beachtet werden. 5 grundlegende Tipps können eine erste Orientierung bieten. Wichtig ist immer, dass sich ein harmonischer Gesamteindruck ergibt, der dazu beiträgt, dass sich Besucher willkommen fühlen.

 

  1. 1.    Helle Farben und Licht sorgen für Freundlichkeit

Ein düsterer Empfangsraum, in dem sich der Gast seinen Weg durch abgestellte Gegenstände bahnen muss, sorgt für keinen guten Eindruck. Freundlicher wirken helle und warme Farben, die natürlich auch zum Unternehmen passen sollten. Ein großes Unternehmenslogo an der Wand ist durchaus sinnvoll, ruft es dem Besucher doch während des Wartens jederzeit ins Gedächtnis, wo er sich befindet. Es sollte aber nicht zu aufdringlich wirken. Dazu empfiehlt sich eine möglichst angenehme und flimmerfreie Beleuchtung. Dass in einem Empfangsraum keine Gegenstände abgestellt werden, die dort keinen Zweck erfüllen, ist eigentlich selbstverständlich.

Wichtig sind also:

  • Freundliche und helle Farben
  • Eventuell ein Unternehmenslogo an der Wand
  • Angenehme, flimmerfreie Beleuchtung
  • Ordnung und ausreichend Platz

 

Empfangstheke - Der Empfangsraum als Visitenkarte eines Büros

  1. 2.    Die Empfangstheke als zentraler Anlaufpunkt

Auf eine Empfangstheke sollte allein deshalb nicht verzichtet werden, weil die meisten Besucher diese erwarten. Fehlt sie in einem Empfangsraum, wirkt dies schnell irritierend. Außerdem ist ein Tresen als Arbeitsplatz für die Mitarbeiter im Empfangsbereich oft unverzichtbar. Dabei gibt es Tresen mit verschiedenen Formen und aus verschiedenen Materialien. Auch hier empfehlen sich eher helle und warme Farben und geschwungene Formen, die nicht gedrängt wirken. Ein Empfangstresen sollte nicht zu wuchtig ausfallen, aber auch nicht übersehen werden. Schließlich fungiert er als zentraler Anlaufpunkt für Besucher. Bei der Höhe ist zu berücksichtigen, ob der Besucher in der Lage sein soll, sich auf einer Ablagefläche abzustützen. In Empfangsräumen stehen die Gäste meistens. Damit die Empfangsmitarbeiter möglichst effektiv arbeiten können, sollte ein Tresen ausreichende Ablageflächen auf der Rückseite aufweisen.

Je nach Art des Unternehmens kann ein unkonventioneller Empfangstresen besondere Akzente setzen – zum Beispiel bei Firmen aus der Medienbranche. Das gelingt aber nur, wenn der Rest der Einrichtung ebenfalls moderner ausfällt. Allgemein ist es wichtig, dass ein Empfangstresen immer sowohl zum restlichen Raum als auch zum Unternehmen passt.

Zusammenfassend sind folgend Punkte bei Empfangstheken zu beachten:

  • Ein Tresen ist ein wichtiger Bestandteil eines Empfangsraums
  • Er sollte deutlich sichtbar, aber nicht zu wuchtig sein.
  • Allgemein sollte ein Tresen zum restlichen Raum und zum Unternehmen passen.
  • Moderne Empfangstheken können besondere Akzente setzen, passen aber nicht in jedes Umfeld.

 

  1. 3.    Bequeme Sitzmöbel erleichtern das Warten

Müssen Besucher einmal warten, möchten sie die Zeit möglichst angenehm verbringen. Bequeme Sitzgelegenheiten sind in diesem Zusammenhang ein Muss. Wer ein paar unbequeme Holzstühle in seinen Empfangsbereich stellt, muss sich nicht wundern, wenn die Laune von Besuchern von Anfang an nicht die beste ist. Auch sollte die Anordnung von Stühlen und Tischen möglichst nicht an das Wartezimmer bei einem Arzt erinnern.

Stattdessen empfehlen sich bequeme, aber nicht zu protzige Sessel und Couches, die zum Rest des Raumes passen. Sogenannte Loungesitzmöbel haben sich in diesem Zusammenhang bewährt. Auf Glastischen kann unaufdringlich Informationsmaterial über die eigene Firma abgelegt werden. Grundsätzlich ist es wichtig, dass Sitzmöbel nicht nur ausladend aussehen, sondern auch gepflegt sind.

 

Die Tipps für Sitzmöbel noch einmal im Überblick:

  • Sitzmöbel in Empfangsbereichen sollten ausladend aussehen und bequem sein.
  • Ihr Design und ihre Anordnung sollten möglichst nicht an Wartezimmer beim Arzt erinnern oder andere unangenehme Assoziationen hervorrufen.
  • Sogenannte Loungesitzmöbel sind besonders gut geeignet.
  • Wichtig ist eine regelmäßige Pflege der Möbel.

 

  1. 4.    Eine ansprechende Dekoration sorgt für das gewisse Extra

Um einen Empfangsraum zusätzlich optisch aufzuwerten, sind verschiedene Dekorationsgegenstände gut geeignet. Dabei sollte aber nicht übertrieben werden. Wird ein Empfang mit wahllos zusammengestellten Dekoelementen, Bildern, die nicht zusammenpassen, und meterhohen Schlingpflanzen bestückt, hat das einen eher negativen Effekt. Das Resultat wirkt dann schnell erdrückend auf Gäste.

Wichtig ist, dass die gesamte Einrichtung ein harmonisches Bild ergibt. Einige sorgfältig ausgewählte und platzierte Dekorationsgegenstände können sie abrunden. Zu den klassischen Vertretern gehören Pflanzen und Bilder. Schön gestaltete Garderobenständer sind nützlich und repräsentativ zugleich. Dasselbe gilt für Zeitschriftenständer.

 

Hinsichtlich der Dekoration eines Empfangsraums gilt also:

  • Ein Zuviel ist kontraproduktiv
  • Wenige, gezielt ausgesuchte Gegenstände haben den besten Effekt
  • Pflanzen und Bilder sind gut geeignet, aber auch Garderoben- oder Zeitschriftenständer können optische Highlights sein.

 

  1. 5.    Auch der Boden spielt eine Rolle

Häufig vernachlässigt wird der Fußboden. Dabei sticht dieser gerade in großen und hellen Räumen schnell ins Auge. Nachdem ein Empfangsraum im Regelfall stark frequentiert wird, gehört es zu den wichtigen Eigenschaften eines Fußbodens dort, dass dieser leicht gereinigt werden kann und robust ist. Parkett und Laminat sind optisch gut geeignet, sollten aber qualitativ hochwertig sein, um den Anforderungen in einem Empfang möglichst lange standzuhalten. Wer Teppichläufer auslegen möchte, wählt am besten leicht waschbare Exemplare.

 

Wichtige Tipps für den Fußboden:

  • Laminat oder Parkett sind gut geeignet
  • Wichtig ist Haltbarkeit und Pflegefreundlichkeit
  • Teppichläufer sollten waschbar sein

 

Freundlichkeit ist das i-Tüpfelchen

Die schönste Einrichtung nützt wenig, sind die Empfangsmitarbeiter unfreundlich oder unaufmerksam. Gerade in diesem Bereich einer Firma ist es von zentraler Bedeutung, dass Kunden mit einem Lächeln empfangen werden. Auch gehört es zu den Aufgaben am Empfang, Gästen die Wartezeit zu verkürzen, ob mit einer Tasse Kaffee oder einigen Informationen über das eigene Unternehmen. In einer freundlichen Umgebung gelingt dies oft deutlich leichter.